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Anwendungsfälle

Mit dem DMS können vielfältige Anwendungsfälle abgebildet werden. Hier drei typische Szenarien:

Abteilungsverzeichnis

Ihre Abteilung (oder Abteilungen) legen Ihre Dokumentation, Präsentationen, Excel Tabellen usw. im klassischen "Abteilungsverzeichnis" ab. Mit der Zeit wächst und wächst der Datenbestand und selbst die beste Ablagestruktur hilft Ihnen beim Auffinden von relevanten Informationen nicht mehr. Mit dem Dateisystem-Import können Sie bequem Ihr Abteilungslaufwerk indexieren und mit der umfassenden Volltextsuche recherchierbar machen.

Mit hinterlegten Suchen und Dossiers können Sie ein und dieselbe Datei aus verschiedenen Sichtweisen präsentieren, um diese schneller auffindbar zu machen. Neue Dateien werden hierbei aufgrund Ihrer Regeln automatisch in die Sichtweisen integriert.

E-Mail Push

Sie erhalten regelmäßige Informationen als E-Mail oder möchten bestehende IMAP Verzeichnisse um eine hochwertige Volltextsuche erweitern? Nutzen Sie hierfür das Modul "E-Mail Pull".

Um über neue Dokumente informiert zu werden kann die Option "E-Mail Push" verwendet werden. Sie erhalten hierbei entweder rhythmisch (täglich, wöchentlich) oder spontan eine E-Mail, wenn Dokumente, die Ihren Suchkriterien entsprechen im System eingefügt werden. Die Dokumente werden als Anhang zur E-Mail verschickt oder - um Bandbreite zu sparen - nur bei Bedarf über die mobile Schnittstelle aufgerufen.

Fachdatenbank

Kennen Sie das auch? Sie haben eine Excel oder Access Datenbank mit Verknüpfung zu Dokumenten im Dateisystem? Nutzen Sie doch beides in einem System. Das J3S DMS bietet die Möglichkeit die Dokumente umfangreich zu attribuieren und ermöglicht gleichzeitig die Volltextsuche über die unstrukturierten Anteile des Dokuments

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